In dieser Folge zeige ich dir eine Methode, wie du deine strategischen Projekte umsetzen kannst.

Bereits in Folge 3, als es um den strategischen Visions- und Umsetzungsplan ging, habe ich erwähnt, dass wir nicht nur im Unternehmen, sondern auch am Unternehmen arbeiten müssen. Am Unternehmen arbeiten bedeutet, das Unternehmen weiterzuentwickeln, also strategische Projekte umzusetzen.

In diesem Zusammenhang habe ich kurz die Felsen erwähnt. Jetzt möchte ich etwas tiefer in das Thema eintauchen und dir zeigen, wie du „gute“ Rocks für dein Quartal definieren kannst.

Rocks sind eine Methode, um strategische Projekte agil umzusetzen. Der Begriff wurde von Stephen Covey in seinem Buch „First Things First“ geprägt. Richtig populär wurde das Konzept dann mit Verne Harnishs Buch „The Rockefeller Habits“. Er legte damit den Grundstein für die agile strategische Projektplanung, wie sie heute in fast allen Unternehmen angewendet wird.

Doch was genau ist der Vorteil dieser Methode gegenüber dem „klassischen“ Projektmanagement?

Klassisches Projektmanagement nach der „Wasserfall-Methode“ beginnt mit einer Definitions- und Planungsphase. Mehr oder weniger aufwändig wird der Liefergegenstand des Projektes beschrieben. Danach wird die Umsetzung in Phasen unterteilt. Der Nachteil dieser Methode ist, dass auf sich ändernde Umweltbedingungen kaum oder gar nicht reagiert werden kann. Was nützt es mir, wenn ich nach drei Jahren ein Projekt abgeschlossen habe, aber mit dem erzeugten Produkt nichts anfangen kann?

Das musste ich immer wieder schmerzlich erfahren. Ich habe mehrfach erlebt, dass wir in einem Unternehmen strategische Projekte definiert hatten. Es gab auch klare Umsetzungspläne. Nur leider gerieten diese mit der Zeit in Vergessenheit. Jahre später mussten wir dann feststellen, dass wir nichts oder das Falsche umgesetzt hatten.

Aus diesem Grund sind in den letzten zwanzig Jahren einige agile Entwicklungsmethoden entstanden. Agiles Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass es schnell auf sich verändernde Umstände reagieren kann.

Dieses Verhalten bringt auch bei strategischen Projekten entscheidende Vorteile. Wichtig ist jedoch, Agilität nicht mit Planlosigkeit und Chaos zu verwechseln. Im agilen Projektmanagement wird genauso geplant wie im klassischen Projektmanagement.

Einige wichtige Aspekte agiler Projekte, die auch in die Rocks einfließen:

• Feste Zeitfenster, sogenannte „Sprints“: Statt mir ein Lieferobjekt anzuschauen und zu entscheiden, wie lange ich dafür brauche, definiere ich ein festes Zeitfenster und bewerte danach, wie weit ich in dieser Zeit mit dem Lieferobjekt gekommen bin.
• Konzentration auf das Wesentliche: Meine Kapazität bestimmt, wie viele Lieferobjekte ich in einen Sprint packe.
• Klare Ziele, wie das Lieferobjekt am Ende des Sprints aussehen soll.
• Kontinuierliche Verbesserung bei der Planung und Durchführung der Sprints.

Konkret wird dies bei den Rocks wie folgt umgesetzt:

Rocks werden in der Regel in Sprints von ein bis sechs Monaten geplant. Ideal sind aus meiner Sicht drei Monate. Weniger macht bei strategischen Projekten fast keinen Sinn – wir haben ja auch noch das Tagesgeschäft, um das wir uns kümmern müssen. Die Zeit für strategische Projekte ist also begrenzt, und wenn wir am Ende des Sprints Ergebnisse haben wollen, müssen wir genügend Zeit einplanen. Wenn wir mehr Zeit einplanen, laufen wir Gefahr, erst gegen Ende des Sprints mit der Umsetzung zu beginnen, also zu prokrastinieren.

Zu Beginn des Sprints findet ein Sprint Planning statt. Das mache ich immer mit dem Führungsteam meines Kunden. In diesem Meeting planen wir die Rocks für das Führungsteam. Meistens leiten sich die Rocks direkt aus den Jahreszielen ab. Wir entscheiden also gemeinsam, an welchen Jahreszielen wir im nächsten Quartal gemeinsam arbeiten werden und welche Ergebnisse wir bis zum nächsten Quarterly Summit – so nenne ich das Quartalstreffen mit meinen Kunden – erreichen wollen. Da wir diese Planung jedes Quartal wiederholen, können wir auch Rocks einbauen, die nicht in den Jahreszielen enthalten sind und so auf aktuelle Herausforderungen reagieren.

Die Rocks werden dann V.A.S.T. definiert. V.A.S.T. steht für

• Vielfach überprüft: Wir überprüfen jede Woche kurz, wo wir mit unseren Rocks stehen.
• Ambitioniert: Wir neigen dazu, sie etwas zu groß zu definieren. So vermeiden wir den Parkinson-Effekt.
• Spezifisch: Wir schreiben die Lieferobjekte so auf, dass wir am Ende beurteilen können, ob wir das Ziel erreicht haben. Schwammige Definitionen führen nur zu Diskussionen.
• Transparent kommunizieren: Wir kommunizieren die Ziele transparent im Unternehmen. Alle Mitarbeitenden sollen jederzeit wissen, wo wir stehen.

Wenn die Rocks definiert sind, weisen wir den Rocks einen Rock Owner zu. Eine Person aus dem Team übernimmt die Verantwortung für die Umsetzung des Rocks. Das bedeutet nicht, dass diese Person den Rock alleine umsetzen muss. Es ist eher eine Projektmanagement-Rolle, die zugewiesen wird. Der Rock Owner bekommt auch die Aufgabe, den Rock zu planen. Dies beinhaltet die Definition von Teilschritten, eine klare Beschreibung des Rocks und eventuell benötigte Ressourcen für die Umsetzung.

In der wöchentlichen Teamsitzung berichtet der Rock Owner kurz, was in der Vorwoche für den Rock gemacht wurde und was in der Folgewoche geplant ist. So wird sichergestellt, dass die Rocks kontinuierlich vorangetrieben werden.

Am Ende des Quartals wird zu Beginn des nächsten Quartalsmeetings ein Rock-Review durchgeführt. Wir überprüfen gemeinsam, ob wir das gesteckte Ziel erreicht haben, welche Erfolgserlebnisse wir hatten und was wir für die Zukunft gelernt haben.

So stellen wir sicher, dass wir Quartal für Quartal an den wichtigsten strategischen Projekten arbeiten und uns gezielt um die Weiterentwicklung des Unternehmens kümmern.

Wenn auch du dein Unternehmen kontinuierlich voranbringen möchtest, empfehle ich auch dir, deine strategischen Projekte in Rocks aufzuteilen und diese quartalsweise umzusetzen.

In jedem Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß mit deinem Unternehmen. Bis zum nächsten Mal!