Besser eine Sitzung als gar kein Schlaf… Wenn dir das bekannt vorkommt, dann ist diese Episode genau das Richtige für dich.

Die Meisten, die ich kenne, haben ein zwiespältiges Verhältnis dazu. Aber seien wir ehrlich: Besprechungen gehören zu unseren wichtigsten „Werkzeugen“ als Führungskräfte. Wir verbringen unglaublich viel Zeit in Meetings. Warum mögen wir sie nicht?

Der Hauptgrund liegt meiner Meinung nach darin, dass Besprechungen schlecht geführt werden. Und wer ist dafür verantwortlich? Meistens wir selbst.

Ich erinnere mich noch gut an meine Zeit in der Corporate-Welt und meine Meetings. Sie waren schrecklich. ICH war schrecklich. Erstens kam fast immer jemand zu spät zur Sitzung. Niemand war vorbereitet – aber das war auch egal. Die Sitzung begann sowieso damit, dass jeder ausführlich darüber berichtete, was er in den letzten Tagen gemacht hatte – Informationen, die entweder niemanden interessierten oder die jeder schon wusste – was in etwa das Gleiche war.

Danach wurden nach einer vorgegebenen Tagesordnung Informationen ausgetauscht und Punkte besprochen. In der Regel war die Zeit vor der Tagesordnung abgelaufen. Die verbleibenden Punkte wurden dann entweder sehr kurz angesprochen oder – wenn es sich um sehr wichtige Punkte handelte – maßlos überzogen. Während der Sitzung beantwortete die Hälfte der Anwesenden E-Mails, die andere Hälfte war mit anderen Dingen beschäftigt. Wenn mehr als eine Person aktiv am Meeting teilnahm, wiederholten sich die Wortmeldungen und es wurde schnell emotional.

Kurzum: Es war reine Zeitverschwendung! Aber gibt es Alternativen?

Natürlich! Mach einfach gute Meetings.

Spaß beiseite: Gute Meetings zu führen ist genauso Handwerk wie vieles andere im Unternehmertum.

Im Folgenden möchte ich dir zunächst ein paar grundlegende Tipps geben, wie du produktive, spannende und letztlich gute Meetings durchführen kannst. Im zweiten Teil gebe ich dir einen Überblick über die aus meiner Sicht notwendigen Meetings. Warum? Weil wir grundsätzlich nur die Sitzungen abhalten sollten, die wir wirklich brauchen und eine Sitzung nur zu einem Zweck abhalten sollten. Wir sollten also die Themen in den Sitzungen nicht vermischen.

Damit meine ich, dass wir in jedem Team eine Sitzung für strategische Themen, eine für taktische Themen und eine für die tägliche Abstimmung haben sollten. Jede dieser Sitzungen hat ihre eigene Tagesordnung, ihren eigenen Zweck und ihre eigene Häufigkeit. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wir alle auf der richtigen Flughöhe bleiben und dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren.

Die folgenden sieben Regeln sollten für alle Sitzungen gelten:

• Wir sollten alle pünktlich und vorbereitet erscheinen. Pünktlich heißt in diesem Fall ein paar Minuten zu früh. Pünktlich ist zu spät, zu früh ist pünktlich.
• Wir sollten alle während der gesamten Sitzung geistig und körperlich anwesend sein. Also keine E-Mails checken oder einfach das Meeting verlassen.
• Wir sollten alle unseren Beitrag zu den Zielen des Treffens leisten. Alle sind aufgefordert, sich aktiv an den Diskussionen zu beteiligen.
• Wir sollten alle Anwesenden in die Diskussion einbeziehen, also aktiv nach der Meinung derer fragen, die sich noch nicht zu einem Thema geäußert haben.
• Wir sollten mit offenem Geist zuhören. Das bedeutet, dass wir das „Prinzip der Nächstenliebe“ anwenden und jede Aussage auf ihre Anwendbarkeit prüfen, bevor wir sie beurteilen.
• Wir sollten denken, bevor wir sprechen. Erst das Hirn, dann das Horn. Der erste Gedanke zu einem Thema ist nicht immer der beste.
• Und schließlich sollten wir nicht abschweifen und nicht über das Ziel hinausschießen.

So selbstverständlich diese Regeln klingen, sie sind es nicht. Ich habe zu viele Sitzungen erlebt, in denen gegen mehrere dieser Regeln verstoßen wurde. Wenn wir uns aber an diese Regeln halten, dann sind wirklich gute Sitzungen möglich – auch bei Dir!

Nun aber zu den verschiedenen Meetingformaten

Ich empfehle, in deinem Unternehmen und insbesondere in deinem Führungsteam folgende Meetings durchzuführen:

1. Das tägliche Standup oder Huddle.
Es dient der Abstimmung im Team und dauert maximal 15 Minuten. Reihum sagt jeder kurz drei Dinge:
 – Was habe ich gestern gemacht?
 – Was werde ich heute tun?
 – Wo brauche ich Hilfe?

Das Huddle wird im Stehen durchgeführt, damit es nicht zu lange dauert. Die meisten meiner Teams machen das Huddle früh morgens zu einer ungeraden Zeit, z.B. um 08:07 Uhr und geben ihm einen eigenen Namen.

Mit dem Huddle können wir viel Leerlauf und viel Hin und Her während des Tages vermeiden, weil jeder weiß, was bei den anderen los ist.

2. Die wöchentliche taktische Besprechung
Das wöchentliche taktische Meeting findet einmal pro Woche statt und dauert 60 bis 90 Minuten. Das Treffen hat zwei Ziele:
 – zu überprüfen, ob wir auf dem richtigen Weg sind.
 – taktische Fragen zu diskutieren und Probleme zu lösen.

Das Treffen ist daher in zwei große Blöcke gegliedert:

Einem Berichtsblock: Hier werden die wichtigsten Zahlen berichtet, der Stand der Projekte überprüft und interne Informationen ausgetauscht. Die meisten meiner Teams unterteilen diesen Block in 4-5 Tagesordnungspunkte von jeweils maximal 5 Minuten. Nach einem kurzen Check-in wird die Scorecard durchgegangen. Sie fasst die wichtigsten Zahlen der Woche zusammen. Danach werden die Rocks, also die wichtigsten Projekte, kurz besprochen. Als nächstes kommen die Action Items oder To-Dos. Was wurde seit letzter Woche erledigt. Dann kommen die internen Informationen und die Stimme des Kunden.
Der Diskussionsteil: Hier werden die Themen besprochen, die sich im Laufe der Woche angesammelt haben. Die Auswahl erfolgt nach Priorität. Was sind die wichtigsten Probleme und Fragen, die das Team lösen und beantworten muss? Hier ist es wichtig, klar zwischen taktischen und strategischen Themen zu unterscheiden. Nur die taktischen Fragen sollten diskutiert werden. Für die strategischen muss entschieden werden, ob sie bis zum nächsten geplanten strategischen Meeting Zeit haben oder ob das Team ein spezielles Strategiemeeting planen muss.

Fünf Minuten vor Ende muss die Diskussion beendet sein, damit das Meeting pünktlich endet – egal, wo die Diskussion gerade stattfindet. Ich habe zu viele Meetings gehabt, in denen es hieß „nur noch zwei Minuten“. Das waren immer die längsten zwei Minuten meines Lebens.

Aber wenn die Diskussion pünktlich beendet wird, kann das Meeting zu Ende gebracht werden und alle sind pünktlich bei ihrem nächsten Termin.

3. Das monatliche Strategiemeeting
Das monatliche Strategiemeeting findet einmal im Monat statt und dauert einen halben Tag. In diesem Meeting hat das Team die Möglichkeit, große Themen im Detail zu besprechen und auch in die Tiefe zu gehen. Viele meiner Teams verbinden dieses Meeting auch mit einem kurzen Review der Monatszahlen des Vormonats.

4. Das Quartalsplanungsmeeting
Einmal im Quartal sollte sich jedes Team zurückziehen und drei Dinge tun: Erstens eine Bilanz des vergangenen Quartals ziehen, zweitens das kommende Quartal planen und drittens sich um die Teamentwicklung kümmern. Ideal ist es, einen ganzen Tag irgendwo außerhalb des Büros zu verbringen. Einmal im Quartal – meist gegen Ende des Geschäftsjahres – wird das Quartalsmeeting zum Jahresmeeting erweitert.

Neben diesen vier Grundmeetings, die meiner Meinung nach jedes Unternehmen einführen sollte, gibt es natürlich noch weitere Meetingformate, die ich hier aber nicht weiter ausführen möchte. Vielleicht schreibe ich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal darüber.

Zum Schluss möchte ich noch einen Buchtipp zum Thema Meetings geben. „Tod durch Meeting“ von Patrick Lencioni ist eine sehr gute Lektüre und hat mir auch als Vorlage für diese Liste gedient.

Das Buch gibt es in deutscher Übersetzung oder im amerikanischen Original.

Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß in deinem Business. Bis zum nächsten Mal!