In dieser Folge geht es wieder um Besprechungen. Ich werde dir zeigen, wie du wirklich gute Teambesprechungen abhalten kannst. Am Ende der Sendung stelle ich dir noch ein physikalisches Hilfsmittel vor, von dem ich eines verlosen werde. Das sind die fünf Tiere. Was es damit auf sich hat, wie man es einsetzt und wie man es gewinnt, erfährst du ganz am Ende dieser Podcastfolge.

In Folge 6 habe ich bereits über Sitzungsformate und allgemeine Regeln gesprochen. Nun möchte ich auf eines der in Folge 6 angesprochenen Formate etwas näher eingehen, nämlich auf die wöchentliche taktische Sitzung.

Die wöchentliche taktische Sitzung ist für viele meiner Klienten der wichtigste Termin der Woche. Es ist der Ort, an dem das Team gemeinsam am und im Unternehmen arbeitet. 60 bis 90 Minuten konzentrierte Zeit, um die wichtigsten Herausforderungen zu identifizieren und zu lösen.

Zunächst möchte ich die wichtigsten Regeln für Meetings in Erinnerung rufen:

    Ein Meeting muss pünktlich beginnen und pünktlich enden. Mit pünktlich meine ich „zu früh ist pünktlich, pünktlich ist zu spät“. Wenn alle spätestens 2-3 Minuten vor Sitzungsbeginn im Saal sind, können wir pünktlich beginnen, und wenn wir ein paar Minuten früher schließen, sind alle pünktlich zum nächsten Termin. Wie wir das machen, werde ich später erklären.

    Es ist wichtig, dass die Treffen wöchentlich stattfinden. Ich habe immer wieder Teams, die sich anfangs zweiwöchentlich oder sogar monatlich treffen. Das Ergebnis ist, dass sie es nicht schaffen, ihre Felsen zu bewegen. Bei wöchentlichen Meetings haben wir im Schnitt 13 Meetings pro Quartal und somit 13 Möglichkeiten, auf Probleme bei der Umsetzung der Rocks zu reagieren. Bei zweiwöchentlichen Treffen ist es nur noch die Hälfte. Wenn dann noch ein Teammitglied bei einer Sitzung fehlt, liegt ein Monat zwischen zwei Sitzungen. Das kann der ausschlaggebende Faktor dafür sein, dass wir einen Fels nicht schaffen.

    Das Treffen sollte immer die gleiche Struktur haben. Wie diese Struktur aussieht, habe ich bereits in Folge 6 kurz beschrieben. Im Wesentlichen sollte das Meeting in zwei Blöcke aufgeteilt werden: Erstens einen kurzen Berichtsblock und zweitens einen längeren Diskussionsblock.

    Für den Diskussionsteil führst du eine offene Themenliste, die jederzeit von allen Teammitgliedern bearbeitet werden kann.

Für den Anfang empfehle ich folgende Agenda:

    Check-in: Reihum teilen alle ein privates und ein berufliches Highlight der vergangenen Woche mit. Das private Highlight ist mindestens genauso wichtig wie das geschäftliche. Wir erfahren mehr übereinander, was zu mehr Vertrauen und Verständnis füreinander führt. Beim Business Highlight geht es auch nicht darum, zu berichten, was man gemacht hat. Es geht wirklich um das persönliche Highlight der Woche. Der Check-in sollte nicht mehr als 5 Minuten in Anspruch nehmen.

    Scoreboard-Review: Ihr geht gemeinsam euer Scoreboard durch und schaut, ob eure Leading Indicator stimmen. Wichtig ist nicht, ob der Zahlenwert genau stimmt, sondern ob die Geschichte dahinter stimmt. Liegt ein Wert einmal knapp außerhalb des geplanten Bereichs, besteht in der Regel kein Handlungsbedarf. Ist er aber über mehrere Wochen weit vom Zielwert entfernt, müssen Maßnahmen ergriffen werden. In diesem Fall erstellt ihr einen Eintrag in der Themenliste. Auf keinen Fall sollte man sofort mit der Diskussion beginnen. In Folge 7 dieses Podcasts habe ich bereits ausführlich über die Leading Indicators gesprochen. Wer diese Folge noch nicht gehört hat, dem empfehle ich, dies nachzuholen. Die Scoreboard Review sollte auch nicht länger als 5 Minuten dauern.

    Rock Review: Hier überprüft ihr den Zustand eurer Rocks. Abwechselnd kommen alle Rock Owner kurz zu Wort. Im ersten Satz sagt jede/r kurz, was sie/er in der letzten Woche gemacht hat, um den Rock voranzubringen, im zweiten, was für diese Woche geplant ist. Auch der Rock Review dauert maximal 5 Minuten.

    Action Items der Vorwoche: Das Team geht kurz die Aufgaben durch, die sich aus dem Meeting der Vorwoche ergeben haben und überprüft, ob diese erledigt wurden. Ziel ist es, immer mindestens 90% der Aufgaben als erledigt zu markieren. Um dies zu erreichen, müssen die Aufgaben so angelegt sein, dass sie innerhalb einer Woche erledigt werden können. Auch dieser Tagesordnungspunkt darf nicht länger als 5 Minuten dauern.

    Interne Infos: Hier werden Informationen aus anderen Abteilungen und aus dem Team besprochen. Sowohl personelle Veränderungen, wie z.B. Bewerber, die zugesagt haben, neu geschaffene Stellen oder Kündigungen, als auch besondere Leistungen von Teammitgliedern oder das vorbildliche Leben der Kernwerte gehören hierher. Dauer dieses Tagesordnungspunktes: maximal 5 Minuten.

    Stimme des Kunden: Konnte ein neuer Kunde gewonnen werden? Hat sich ein Kunde beschwert? Konnten wir außergewöhnliche Ergebnisse und Zufriedenheit erzielen? Das sind die Themen dieses Tagesordnungspunktes. Auch er dauert maximal 5 Minuten.

    Nun beginnt der zweite und längste Teil des Meetings. Die Diskussion der wichtigsten Themen von der Themenliste, die vor, während und nach dem Meeting mit den verschiedensten Themen gefüllt wird. Für die Bearbeitung der Liste empfehle ich folgende Vorgehensweise

    Die Person, die das Meeting leitet, sollte zunächst noch einmal eine kurze Umfrage im Team machen, ob noch jemand ein zusätzliches Thema für die Liste hat.

    Dann wird eine Priorisierung vorgenommen. Wir sollten die Themen in absteigender Wichtigkeit – nicht Dringlichkeit – behandeln. Ich mache eine kurze Umfrage: Welches sind die drei wichtigsten Punkte auf der Liste? Am Anfang ist das für viele ungewohnt und sie haben das Gefühl, man müsse über die wichtigsten Punkte abstimmen. Die Erfahrung zeigt aber, dass dies meist nicht notwendig ist. Was auf keinen Fall gemacht werden sollte, ist die Liste von oben nach unten abzuarbeiten. Das birgt die Gefahr, dass man am Ende der Sitzung die wichtigsten Punkte nicht besprochen hat und damit über das Ziel hinausschießt.

    Wenn die drei wichtigsten Punkte bestimmt sind, kann der erste in Angriff genommen werden. Das geht am besten mit der Frage: Wer kann den Punkt X in einem kurzen Satz zusammenfassen? Meist meldet sich die Person, die den Punkt auf die Liste gesetzt hat. Sie beschreibt das Problem oder stellt dem Team die Frage, die sich hinter dem Thema verbirgt. Das Team beginnt mit der Diskussion und bringt Meinungen und Lösungsvorschläge ein. Dabei achten alle darauf, sich nicht zu wiederholen und nicht laut zu werden. Ein Argument wird nicht besser, wenn es wiederholt oder laut vorgetragen wird. Wenn alle Argumente auf dem Tisch liegen, wird entschieden: Was müssen und können wir bis nächste Woche tun, um das Thema einen Schritt weiter zu bringen? Fortschritt ist wichtiger als Perfektion. Meist entsteht daraus ein Action Item oder Task für die nächste Woche. Am Ende frage ich immer, ob das Thema gelöst ist und von der Liste gestrichen werden kann. Ich habe immer wieder Teams, die das Thema als Erinnerung auf der Liste lassen. Das halte ich aber für absolut unnötig. Es steht jedem frei, das Thema wieder auf die Liste zu setzen und wenn jemand Angst hat, dass das Ganze langsam versandet, dann haben wir ein anderes Problem. Dann kann der zweitwichtigste und der drittwichtigste Punkt auf der Liste genauso behandelt werden. Dann wird wieder priorisiert und das Ganze beginnt von vorne.

    Punkt 5 Minuten vor Schluss wird die Diskussion abgebrochen, wo auch immer sie gerade steht. Ich empfehle hier wirklich hart zu bleiben. Sonst wirst du das Meeting mit ziemlicher Sicherheit nicht rechtzeitig beenden. Du kannst die letzten Minuten nutzen, um

    Die Action Items noch einmal durchgehen. Wissen alle, was sie bis nächste Woche erledigen müssen?

    Was muss nach außen kommuniziert werden? Wer muss worüber informiert werden?

    Die Auswertung des Meetings. Alle Teilnehmenden geben eine Note von eins bis zehn oder eins bis sechs, wie gut das Meeting war. Diese Bewertung ist wichtig, weil sie ein direktes Feedback ermöglicht und allen eine echte Chance bietet, das nächste Treffen besser zu gestalten.

Am Anfang finden viele die oben erwähnte Struktur etwas seltsam. Es ist ungewohnt, im ersten Teil nicht zu diskutieren, sondern erst später. Bis jetzt hatte ich aber noch kein Team, das von dieser Struktur wieder weg wollte. Aus meiner Sicht ist es einfach die beste Art, Meetings durchzuführen.

Die taktische Besprechung wird idealerweise im gesamten Unternehmen durchgeführt. Jedes Team führt sein eigenes taktisches Meeting durch. Also nicht nur das Führungsteam, sondern auch alle anderen Teams. Die meisten führen es am Anfang der Woche und am Vormittag durch. Der Freitagnachmittag ist nicht zu empfehlen. Ein Kunde von mir hat das Meeting anfangs am Freitagnachmittag durchgeführt. Leider war das absolut nicht zielführend. Die definierten Aufgaben wurden auf die nächste Woche verschoben und am Montagmorgen war alles andere wichtig. Zudem war das Energieniveau der Teilnehmenden so niedrig, dass es regelmäßig zu zähen Diskussionen kam. Es ist durchaus möglich, einige Anpassungen an der Agenda vorzunehmen. Ich habe Teams, die keine Rocks machen. Da lässt man den Tagesordnungspunkt einfach weg, um mehr Zeit für die Themen zu haben. Man kann auch einen Punkt hinzufügen.

Mittlerweile gibt es auch cloudbasierte Software, die dieses Sitzungsformat unterstützt. Die von mir bevorzugte Software heißt ninety.io und ist in den Shownotes verlinkt.

Wie schon in Folge 7 möchte ich auch auf das Buch „Death by Meeting“ von Patrick Lencioni hinweisen.

Zum Schluss noch einmal die Zusammenfassung der heutigen Folge:

    Führe jede Woche ein taktisches Meeting mit deinem Team durch. Idealerweise morgens zu Beginn der Woche. Plane das Meeting für 60 bis 90 Minuten.

    Im ersten Teil gehst du die folgenden Tagesordnungspunkte in jeweils 5 Minuten durch: Check-in, Scorecard, Rocks, Action Items, Interne Infos und Kundeninfos.

    Im zweiten Teil arbeitest du die Themenliste ab. Dies geschieht priorisiert und immer mit dem Ziel, den nächsten Schritt zu definieren. Fortschritt statt Perfektion.

    Fünf Minuten vor Schluss beendest du die Diskussion, gehst die neuen Aktionspunkte durch, entscheidest, was mit anderen Teams kommuniziert werden muss und beendest das Meeting mit der Bewertung aller Beteiligten.

Und nun, wie versprochen, das Bonus Tool: Die fünf Tiere.

Immer wieder beobachte ich Verhaltensweisen, die im besten Fall ärgerlich sind und im schlimmsten Fall das wichtigste Gut in einem Team zerstören: Vertrauen. Vielen Mitarbeitenden fällt es schwer, solche Verhaltensweisen anzusprechen – vor allem, wenn es die Führungskraft betrifft. Viele sagen lieber nichts als das Falsche. Die fünf Tiere helfen dem Team genau in solchen Situationen. Sie bieten eine niederschwellige Möglichkeit, Fehlverhalten anzusprechen. Jedes Tier steht für eine dieser Verhaltensweisen. Das sind

1. Der Elefant

Der Elefant im Raum ist eine Person oder ein Verhalten, das dem Unternehmen schadet, aber von der Führungskraft toleriert wird. Jeder weiß es, aber es ist ein zu heikles Thema, um darüber zu sprechen.

2. Der Bulle

Der Bulle steht für zwei negative Verhaltensweisen, die gestoppt werden müssen. Mobbing und Bullshitting. Mobbing ist das schwerwiegendere Problem. Es äußert sich nicht immer in direkten Konfrontationen, sondern sehr oft in passiv-aggressivem Verhalten. Bullshitting sind Aussagen, die wenig oder keinen Wert haben und nur dazu dienen, sich selbst zu profilieren oder andere zu manipulieren.

3. Die Kuh

Heilige Kühe müssen von Zeit zu Zeit geschlachtet werden. Eine heilige Kuh ist ein Lieblingsprojekt des Chefs, das ablenkt und Ressourcen verschlingt, aber keinen Nutzen bringt. Das mag in der Vergangenheit seine Berechtigung gehabt haben. Aber heute macht es keinen Sinn mehr. Aber niemand traut sich, es anzusprechen.

4. Das Pferd

Von Zeit zu Zeit gibt es Diskussionen, in denen die Parteien einfach keinen Konsens finden. Die Argumente werden immer hitziger, ohne dass sich die Parteien annähern. Wir nennen das „Reiten auf einem toten Pferd“. In solchen Momenten ist es an der Zeit, das tote Pferd in Ruhe zu lassen. Es braucht eine Entscheidung der Führungsperson und das Team kann sich dem nächsten Thema widmen.

5. Das Eichhörnchen

Das Eichhörnchen ist ein Symbol für Diskussionen, die vom Thema abgekommen sind. Manchmal sieht man verwirrte Eichhörnchen, die sich nicht entscheiden können, in welche Richtung sie vor einem Auto weglaufen sollen. Dasselbe kann man auf Bäumen beobachten, wenn die Tiere scheinbar unkonzentriert von einem Ast zum anderen und wieder zurück springen.

Ich habe diese Tiere in Form von Stressbällen auf meinem Besprechungstisch und jeder meiner Kunden bekommt ein solches Set von mir geschenkt. Wenn auch du so ein Set Tiere auf deinem Sitzungstisch haben möchtest, dann schreibe mir bitte eine E-Mail an podcast@test.antarius.ch mit einer kurzen Begründung, warum gerade du dieses Set verdient hast. Unter den besten Einsendungen verlose ich dann ein Set dieser Tiere.

Über den Wettbewerb und die Verlosung wird selbstverständlich keine Korrespondenz geführt und der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

In der nächsten Folge stelle ich dir ein Konzept vor, wie du als Führungskraft effektiver kommunizieren und damit besser führen kannst. Ich freue mich, wenn du wieder dabei bist.

Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß in deinem Business. Bis zum nächsten Mal!