Wie führst du effektive und gute Mitarbeitergespräche?
Darum geht es in dieser Folge Nummer 19. In Folge 14 habe ich grundsätzlich über Kommunikation als Führungskraft gesprochen und dir die Konzepte von Thomas Gordon vorgestellt. Hier geht es nun um ganz konkrete Gesprächsformate.

❗Als Führungskraft müssen wir mit anderen Menschen Ergebnisse erzielen. Das geht nur mit guter Kommunikation. Deshalb ist Kommunikation eines der wichtigsten Werkzeuge einer Führungskraft. Ein Teil der Kommunikation findet in der wöchentlichen Teamsitzung statt. Wie man dieses am besten durchführt, erfährst du in Folge 13 dieses Podcasts. Weitere Formate sind Quartals- und Jahresworkshops, aber auch der „State of the Company“, bei dem das Führungsteam die Pläne für das Jahr und das Quartal an die gesamte Belegschaft kommuniziert.

Ein ebenso wichtiger Teil der Kommunikation findet aber unter vier Augen statt. Nur hier haben wir die Möglichkeit, auch heikle Themen anzusprechen und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu coachen. Genau um diese Gespräche geht es im Folgenden.

Einzelgespräche mit der Chefin sind nicht für alle Mitarbeitenden gleich angenehm. Das liegt daran, dass viele Führungskräfte nur dann mit ihren Mitarbeitenden sprechen, wenn sie Kritik üben wollen. Wie ich in Kapitel 14.2 erläutert habe, müssen wir aber auch in „guten Zeiten“ kommunizieren. So vermeiden wir Fehler und Missverständnisse.

Keine Alibiübungen
In vielen Unternehmen finden einmal im Jahr im Rahmen der Leistungsbeurteilung Einzelgespräche statt. Dabei wird auf das vergangene Jahr zurückgeblickt und es werden die Ziele für das kommende Jahr festgelegt. Meist handelt es sich dabei aber um reine Alibiübungen, die nur durchgeführt werden, weil die Geschäftsleitung es so beschlossen hat und die Personalabteilungen die Protokolle einfordern. Wenn dann auch noch die Gaußsche Normalverteilung für die Mitarbeiterbeurteilung vorgeschrieben wird und diese dann auch noch über Gehaltserhöhungen und Beförderungen entscheidet, verkommt das Ganze ohnehin zur Lachnummer. Selten führen solche Systeme zu einer Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und Beförderungen werden unter der Hand vergeben.

❗Das oben beschriebene System mag in vielen Großunternehmen üblich sein. Zielführend ist es nicht und in einem KMU können wir uns solche demotivierenden Prozesse nicht leisten. Ich plädiere für ein anderes, ein proaktives Modell.

Die Mitarbeitenden sollten regelmässige Vier-Augen-Gespräche mit ihren Vorgesetzten haben. Die Häufigkeit sollte ausgehandelt werden. Kurz nach der Einstellung und während der Probezeit sollte die Frequenz hoch sein. Ich empfehle, mindestens einmal pro Woche ein kurzes Gespräch von 30 Minuten zu führen. Mit der Zeit kann die Häufigkeit allmählich reduziert werden. Sie sollte jedoch nicht unter vier Termine pro Jahr sinken. Warum, werde ich gleich erklären.

Bei den regelmäßigen Vier-Augen-Gesprächen kann man so vorgehen, dass man einen kurzen Rapport macht, in dem man auf die aktuelle Befindlichkeit eingeht. Das kann und soll durchaus auch Privates beinhalten. Als Führungskraft sollte man mit gutem Beispiel vorangehen und sich der Mitarbeiterin öffnen, ohne natürlich ins Oversharing abzugleiten.

Dann geht ihr eure ständige Themenliste durch und besprecht die Prioritäten. Nach jedem Thema entscheidet ihr, wer was bis zum nächsten Mal erledigt.

Zieht abschließend Bilanz über das Treffen. Überlegt jeweils, ob ihr noch die richtige Häufigkeit habt und ob das Meeting zielführend ist.

Einmal im Quartal solltet ihr ein spezielles Meeting abhalten, das Quartalsgespräch. Was das genau ist und wie es funktioniert, erfährst du gleich.

Das Quartalsgespräch ist ein Vier-Augen-Gespräch, das du einmal im Quartal mit allen deinen direkten Kolleginnen und Kollegen führen solltest. Es dient dazu, sich gegenseitig Feedback zu geben und gemeinsam besser zu werden. Das Gespräch sollte in der Mitte des Quartals stattfinden, also möglichst genau zwischen den beiden Quartalsworkshops des Leitungsteams. Du solltest es gleich zu Beginn des Quartals mit allen Mitarbeitenden planen, damit sie sich die Zeit dafür freihalten können. Ich empfehle dir auch, das Gespräch persönlich und vor Ort zu führen und nicht per Videokonferenz. Als Ort solltest du kein Sitzungszimmer wählen, sondern einen Ort, an dem ein entspanntes, informelles Gespräch möglich ist. Das kann ein Restaurant sein, in dem ihr euch zum Mittagessen trefft, oder ein Café. Wenn beides nicht möglich ist, könnt ihr auch einen Spaziergang machen. Das Treffen sollte etwa 45 Minuten dauern.

Als Vorbereitung auf das Gespräch füllst du mit deiner Mitarbeiterin das Talent Assessment aus. Du schätzt die Mitarbeiterin ein und die Mitarbeiterin schätzt sich selbst in Bezug auf den kulturellen Wert (Right People) und den Leistungswert (Right Seat) ein. Du kannst der Mitarbeiterin auch einige Fragen zur Vorbereitung geben. Mache dir während der Vorbereitung Notizen und bringe sie zusammen mit dem Talent Assessment zum Meeting mit. Beachte, dass es sich bei dem Meeting nicht um eine formelle Leistungsbeurteilung handelt und kommuniziere dies auch so. Es ist ein informelles Gespräch zur Verbesserung der Zusammenarbeit.

Im Wesentlichen dreht sich das Gespräch um drei Dinge:

• Die Werte des Unternehmens
• Die Position der Mitarbeiter:in
• Die Projekte der Mitarbeiter:in

Beginne das Gespräch mit einigen Erläuterungen:

• Es handelt sich nicht um einen formellen Performance Review
• Es geht darum, gegenseitige Erwartungen abzuholen und abzugleichen
• Du möchtest vor allem zuhören
• Es geht darum, die Beziehung zu verbessern und
• sich gegenseitig zu helfen.

Du kannst das Gespräch wie folgt strukturieren:

1. Was funktioniert?
   Frage den Mitarbeiter, wie gut er unterwegs ist. Gibt ihm positives Feedback.
2. Was funktioniert nicht?
   Frage die Mitarbeiterin, wo sie ihre Schwierigkeiten hat und die Erwartungen nicht erfüllt. Gibt ihr hilfreiche Unterstützung. Biete deine Hilfe an.
3. Nächste Schritte
   Frage den Mitarbeiter, was er tun möchte, um sich zu verbessern und zu entwickeln und wie du ihnen helfen kannst. Beachte, dass er nicht dir die Verantwortung dafür überlässt.
4. Feedback einholen
   Bitte die Mitarbeiterin um Feedback zu dir als Chefin. Was kannst du tun, um dich zu verbessern? Teile ihr mit, wie du dich fühlst und wie sie dich unterstützen können.

❗Ein solches Gespräch einmal im Quartal kann unglaublich viel bewirken und geht weit über ein formales Beurteilungsverfahren hinaus.

Drei Arten von Problemen tauchen in solchen Gesprächen immer wieder auf:

1. Probleme, die nicht gelöst werden können: Höre zu und erkenne sie an. Du musst sie weder bewerten noch lösen.
2. Probleme, die du als Vorgesetzter lösen musst. Nimm sie entgegen und vereinbare das weitere Vorgehen. Mache keine Versprechungen, die du nicht halten kannst.
3. Probleme, die der Mitarbeiter lösen muss. Hilf dem Mitarbeiter, Lösungen zu finden und lege gemeinsam die weiteren Schritte fest. Mache die Probleme nicht zu deinen eigenen.
   
   

Noch ein paar Worte zu Gehaltsverhandlungen. Trenne sie immer von anderen Gesprächen. Bei Gehaltsverhandlungen sitzen immer Gegner am Tisch. Sie sollten daher außerhalb von formellen oder informellen Leistungsgesprächen stattfinden.

Zum Schluss noch einmal die Zusammenfassung der Episode

• Führen heisst kommunizieren.
• Regelmäßige und gute Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument guter Führung.
• Führe Vier-Augen-Gespräche so oft wie nötig. Berücksichtige dabei deine Bedürfnisse und die deiner Mitarbeitenden.
• Führe mindestens einmal pro Quartal ein informelles Quartalsgespräch.
• Ziel des Quartalsgesprächs ist es, deine Mitarbeitenden zu Spitzenspielern zu coachen.

Mehr Informationen dazu findest du im Buch „How to be a Great Boss“ von Gino Wickman und René Boer. Den Link zum Buch findest du in den Shownotes.

In der nächsten Folge möchte ich dir zeigen, wie du mit Hilfe von Denkpausen Klarheit für dich selbst gewinnen kannst. Ich freue mich, wenn du wieder dabei bist.

Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß in deinem Business. Bis zum nächsten Mal!