FOLGENZUSAMMENFASSUNG:
In dieser Folge teile ich meine Erfahrungen im Projektmanagement und zeige, wie Critical Chain Project Management (CCPM) Verzögerungen vermeidet und Projekte effizienter macht. Jahrelang kämpfte ich mit Terminproblemen, bis ich die Theory of Constraints entdeckte. Mit CCPM werden Zeitreserven zentral verwaltet und Engpässe gezielt gemanagt. Du erfährst, wie diese Methode hilft, Projekte pünktlich, im Budget und in der gewünschten Qualität abzuschließen – eine echte Erleichterung für jeden Projektleiter!
⚙️📈In dieser dritten Folge zur Prozessoptimierung geht es um die Umsetzung der Theory of Constraints im Projektmanagement.⚙️📈
Über viele Jahre habe ich in großen Unternehmen kleinere und größere IT-Projekte geleitet – zunächst als fachlicher Teilprojektleiter, später als alleinverantwortlicher Projektleiter. Dabei kam es immer wieder vor, dass Lieferobjekte nicht zum vereinbarten Zeitpunkt fertig wurden. Dafür gab es immer gute Gründe. Meine Projektmitarbeitenden waren neben den Projekten auch für Betriebsaufgaben und Störungsbehebungen eingesetzt, und diese Aufgaben hatten nie eine höhere Priorität. Für mich als Projektleiter war das verständlich, aber auch ärgerlich. Ich hatte Termine kommuniziert und wollte diese auch einhalten.
❌Nachdem ich meinem Projektsponsor mehrmals mitteilen musste, dass wir die Termine nicht einhalten können, habe ich angefangen, einen internen und einen externen Terminplan zu erstellen. Aber auch das hat nicht wirklich geholfen. Das eigentliche Problem war, dass sich die Verzögerungen summierten und am Ende etwas nicht fertig war. Meistens wurde das dann so gelöst, dass diese Arbeiten als Nacharbeiten an die Firma vergeben wurden und das Projekt trotzdem abgeschlossen wurde. Frustrierend war es trotzdem.
Erst Jahre später habe ich eine Methode kennengelernt, die einen Ansatz zur Lösung dieses Problems bietet und auf der Theory of Constraints basiert: Das Critical Chain Project Management, kurz CCPM.
Wie jedes Konzept der Theory of Constraints basiert auch CCPM auf der Überzeugung, dass es in einem System nur einen Engpass gibt. Der Engpass in Projekten ist der kritische Pfad, d.h. die Abfolge der Projektschritte, die die minimale Projektdauer bestimmt. Es gehört zu den Grundlagen des Projektmanagements, den kritischen Pfad zu identifizieren und im Auge zu behalten. Aber wenn wir das mit CCPM machen, wird es viel einfacher.
Ich habe meine Projektmitarbeitenden immer gefragt, wie lange sie für einen Projektschritt brauchen, und sie haben mir immer eine Schätzung gegeben, die großzügige Reserven enthielt. Das hat aber nicht dazu geführt, dass die Termine eingehalten wurden, sondern dass die Projektschritte später begonnen wurden. Wenn dann eine Betriebsstörung dazwischen kam, konnte der Termin nicht eingehalten werden. Das ist letztlich eines der Parkinsonschen Gesetze. Die Arbeit dehnt sich aus, je mehr Zeit zur Verfügung steht. Im CCPM gehen wir mit diesen Zeitreserven grundsätzlich anders um. Wir bitten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zunächst den Arbeitsaufwand möglichst realistisch einzuschätzen. Etwa 50% der Zeit sollten als Reserve eingeplant werden. Wenn also eine Mitarbeiterin einen Tag pro Woche für das Projekt arbeiten kann und für einen Projektschritt insgesamt einen Tag Aufwand veranschlagt, sollte sie insgesamt auf zwei Wochen kommen. Diese Schätzung übernehmen wir als Gesamtdauer für das Projekt. Nun kürzen wir aber bei allen Mitarbeitenden die Dauer für ihre Lieferobjekte um die Hälfte. Diese gekürzte Laufzeit verwenden wir als zentrale Zeitreserve, von der alle Mitarbeitenden profitieren können. Die Verwaltung dieser Zeitreserve obliegt jedoch der Projektleitung. Zudem wird den Mitarbeitenden klar kommuniziert, dass sie nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt mit ihrer Arbeit beginnen, sondern sobald das vorangegangene Lieferobjekt abgeschlossen ist.
Dies hat zur Folge, dass:
- jeder die notwendigen Zeitreserven hat
- das gesamte Projekt profitiert, wenn jemand die Zeitreserven nicht benötigt
⏳Mit dieser Methode ist es möglich, Projekte in der geforderten Zeit, Qualität und zu den geforderten Kosten fertig zu stellen.✔️
Hätte ich diese Methode früher gekannt, wäre mir viel Ärger erspart geblieben.
Zum Schluss noch einmal die Zusammenfassung der Episode:
- Die Theory of Constraints kann auch im Projektmanagement eingesetzt werden. Die Methode wird als Critical Chain Project Management bezeichnet und hilft, Projektverzögerungen zu minimieren.
- Der Engpass in Projekten ist der kritische Pfad bzw. die Zeit der im kritischen Pfad eingesetzten Projektmitarbeitenden.
- Im Critical Chain Projektmanagement werden die Reserven des kritischen Pfades zentral von der Projektleitung verwaltet. Alle Projektmitarbeitenden können sich aus diesen Reserven bedienen, müssen dies aber bei der Projektleitung tun.
- Die Schritte des kritischen Pfades werden nicht mehr nach einem festen Zeitplan durchgeführt, sondern sobald ein Schritt abgeschlossen ist, wird der nächste Schritt gestartet.
- Critical Chain Project Management kann eine große Hilfe sein, um Projekte pünktlich, in der gewünschten Qualität und im Budget abzuschließen.
In der nächsten und letzten Folge zum Thema Prozessoptimierung spreche ich mit Steven Huck. Er hat viele Jahre Erfahrung in der Optimierung von Produktionsprozessen in der Automobilindustrie – der Königsklasse in diesem Bereich. Ich freue mich, wenn Du wieder dabei bist.
Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß in deinem Business. Bis zum nächsten Mal!