In dieser Folge gebe ich dir einige praktische Tipps, wie du deine ersten Mitarbeiter/innen einstellen kannst.

Wenn du erst jetzt in den Podcast eingestiegen bist, empfehle ich dir, zuerst die erste Folge über den Unternehmermythos zu hören.

📍An dieser Stelle möchte ich noch auf den nächsten Workshop hinweisen, den ich in knapp einem Monat am 17. April in Lyss durchführe. Wem das Datum nicht passt, der kann den gleichen Workshop auch am 8. Mai in Egerkingen und am 12. Juni in Steffisburg besuchen.

In diesem Intensiv-Workshop lernst du die wichtigsten Werkzeuge kennen, mit denen du deinen Betrieb in eine gut geölte Maschine verwandelst. Ich zeige dir, wie du sie am besten anwendest und beantworte deine Fragen.

Nebst ausführlichen Unterlagen erhältst du Zugang zu meiner Online-Lernplattform, wo du das Gelernte später vertiefen und die Tools in elektronischer Form herunterladen kannst.

Dieses ideale Einstiegsseminar kannst du unter kmu-academy.com buchen. Bitte gib bei der Anmeldung im Feld „Empfohlen von“ meinen Namen an. Den Link zur Workshopbeschreibung und zum Anmeldeformular findest du auch in den Shownotes.

Ich freue mich auf dich!

Auch wenn viele meiner Tools erst ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeiter:innen wirklich ihr volles Potenzial entfalten, kommen aber auch immer wieder Unternehmer:innen auf mich zu, die noch alleine unterwegs sind. Für sie ist die Einstellung der ersten Mitarbeiterin ein großer Schritt, vor dem sie Angst haben. Andererseits müssten sie Kunden abweisen, wenn sie niemanden einstellen, und darauf haben sie keine Lust. Wenn du an diesem Punkt bist, ist diese Episode genau das Richtige für dich.

Zuerst möchte ich kurz auf die Frage eingehen, wann der richtige Zeitpunkt ist, jemanden einzustellen. Aus meiner Sicht gibt es darauf keine eindeutige Antwort.
Ich empfehle: so früh wie möglich, so spät wie nötig.

So früh wie möglich heißt, bevor einem alles über den Kopf wächst und man einen Zusammenbruch erleidet. So spät wie nötig heisst, erst wenn du es dir wirklich leisten kannst.

Wer Mitarbeitende einstellt, geht mittelfristig finanzielle Verpflichtungen ein. Du schuldest den Mitarbeitenden Lohn und Sozialleistungen, die du auch dann noch bezahlen musst, wenn du kein Geld mehr hast. Deshalb ist mein erster Tipp: Stelle nur Leute ein, wenn dein Cashflow es erlaubt. Du musst in der Lage sein, den Lohn dieser Person zu bezahlen, ohne dass du deinen anderen Verpflichtungen nicht mehr nachkommen kannst. Im Idealfall hast du also ein funktionierendes Geschäftsmodell oder Investoren, die dein Wachstum finanzieren. Wenn du noch nicht so weit bist, empfehle ich dir, vor allem mit Freelancern zu arbeiten, bis du genügend Umsatz oder Cashflow hast.

Die zweite Frage ist, welches Profil du zuerst einstellen solltest. Die Antwort auf diese Frage erarbeite ich mit meinen Kunden, indem wir gemeinsam eine Accountability Chart für das Unternehmen erstellen. Wenn du mehr über die Accountability Chart erfahren möchtest, dann empfehle ich dir, dir Episode 10 anzuhören. Dort erkläre ich dir im Detail, wie du deine Accountability Chart erstellen kannst. Die Accountability Chart macht auf jeden Fall auch Sinn, wenn du noch alleine bist. Zeichne die Struktur deines Unternehmens so, wie du sie aufbauen würdest, wenn du genügend Personal hättest. Natürlich wirst du nicht gleich eine Handvoll Leute einstellen – nein, du wirst zunächst alle Stellen selbst besetzen. Aber dein Ziel muss es sein, nach und nach eine Position nach der anderen an Mitarbeiter:innen abzugeben.

✔ Ich empfehle allen Unternehmer:innen zuerst eine persönliche Assistentin einzustellen. Das ist eine Person, die sehr viele verschiedene Kompetenzen hat und bereit ist, dir flexibel auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis Aufgaben abzunehmen. Die Aufgaben, die an die Assistenz delegiert werden, sind zu Beginn meist administrativer Natur, wie z.B. das Sortieren von Post und E-Mails, Telefondienst, Terminkoordination etc. Je nach Fähigkeiten kann eine Assistenz dich auch bei den Social Media Kanälen unterstützen oder andere Marketing-Aufgaben wie die Pflege der Website oder die Buchhaltung übernehmen. Meine persönliche Erfahrung ist, dass es entweder in Richtung Marketing oder in Richtung Buchhaltung geht. Eine Assistentin zu finden, die beides gerne und gut macht, ist fast unmöglich. Deshalb habe ich im Moment zwei Assistenten, die mich unterstützen.

Wenn du nicht unbedingt jemanden vor Ort brauchst, empfehle ich dir, einen virtuellen Assistenten einzustellen. Das sind meistens digitale Nomaden, die irgendwo auf der Welt unterwegs sind und sich so ihren Lebensunterhalt finanzieren. Es gibt viele Plattformen im Internet, auf denen man sehr gutes Personal finden kann. Meine Lieblingsplattform ist DNX Jobs. Den Link dazu findest du in den Shownotes. Diese digitalen Nomaden haben meist ihre eigene Firma und rechnen ihre Sozialleistungen selbst ab. Das macht die Bezahlung für dich einfach. Du bezahlst nur die tatsächlich geleisteten Stunden.
❗Wichtig ist aber, dass du darauf achtest, dass die Betreuungsperson auch in ihrem Land angemeldet ist und die Sozialleistungen tatsächlich bezahlt. Tut sie das nicht, kann es sein, dass du im Nachhinein zur Kasse gebeten wirst. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du von Anfang an das Formular A1 von der Assistenz verlangst.

Nach der persönlichen Assistenz stellen die meisten jemanden im Verkauf ein. Das liegt daran, dass sie selbst nicht so gerne verkaufen. Das halte ich für den falschen Weg. Der Verkauf ist zu wichtig, um ihn so früh in fremde Hände zu geben. Außerdem sind es deine Kunden gewohnt, von dir betreut zu werden. Es ist besser, jemanden in der „Produktion“ einzustellen. Jemanden, der dir hilft, deine Dienstleistung zu erbringen oder deine Produkte herzustellen. Auch hier solltest du jemanden einstellen, der sehr vielseitig ist. Sie sollte technisch versiert sein, aber auch mit Kunden umgehen können. Die Person sollte sich in einer kleinen, flexiblen und sich ständig verändernden Organisation wohlfühlen – und ihr solltet euch auch persönlich gut verstehen.

Ein sehr gutes Instrument für die Auswahl der ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ein gutes Persönlichkeitsprofil. Kein typenbasiertes, also kein DISG oder MBTI oder ähnliches, sondern eines, das die Komplexität der menschlichen Persönlichkeit berücksichtigt, wie zum Beispiel eines, das auf den Big 5 basiert. Warum ich von DISG oder MBTI abrate, erfährst du ausführlich in Folge 15.

Wenn du dich für eine Person entschieden hast, musst du dafür sorgen, dass sie in deinem Unternehmen gut ankommt und möglichst schnell einen Mehrwert generiert. Dafür bist du allein verantwortlich. Du musst die Person nicht motivieren. Wenn du mehr über Motivation und Demotivation von Mitarbeitenden erfahren möchtest, empfehle ich dir, dir die Folge 14 anzuhören.

Jemanden einzuarbeiten bedeutet viel Arbeit für dich. Du musst lernen, dass du dieser Person alle Schritte und Abläufe beibringen musst und dass es am Anfang länger dauert, ihr alles beizubringen, als es selbst zu tun. Spätestens jetzt zahlt es sich aus, dokumentierte Prozesse zu haben. Wenn du mehr über Prozessdokumentation erfahren möchtest, empfehle ich dir, dir Folge 9 anzuhören. Falls du noch nicht alle Prozesse dokumentiert hast, kannst du auch deine:n Mitarbeiter:in bitten, dies zu tun. Das hat mehrere Vorteile:

1. Du hast endlich die Prozesse dokumentiert
2. Du siehst, ob die Person dich richtig verstanden hat
3. Du kannst beurteilen, ob sich die Person an die Prozesse hält.

Außerdem solltest du jetzt mit regelmäßigen Teambesprechungen beginnen. Ja, ich weiß, wenn jemand nur fünf bis zehn Stunden für dich arbeitet, erscheint es „teuer“, noch eine Stunde in ein Teammeeting zu investieren. Aber ich garantiere dir, dass es dich deutlich teurer kommt, wenn du das Meeting nicht durchführst und dein:e Mitarbeiter:in die Sachen „falsch“ macht. Wie genau du tolle Teammeetings durchführen kannst, habe ich dir in Folge 13 erklärt.

✔ Spätestens nach 3 Monaten solltest du die Person eingearbeitet haben. Jetzt kannst du ihr auch schon erste Projekte – sprich Rocks – übergeben und sie so an der Entwicklung des Unternehmens teilhaben lassen. So werden sie von Assistenten zu echten Teammitgliedern. Wenn es der Geschäftsverlauf zulässt, kannst du schon bald die nächste Position im Accountability Chart besetzen.

Noch ein Wort zur Bezahlung: Viele haben Angst, ihren ersten Mitarbeitenden zu viel zu bezahlen. Weniger, weil sie es nicht wollen, sondern weil sie nicht wissen, ob sie es sich leisten können. Ich habe das immer so gehandhabt: Ich habe Leute gesucht, die zu mir passen und die zumindest am Anfang bereit waren, zu meinen Lohnvorstellungen zu arbeiten. Aber sobald es der Geschäftsgang erlaubte, habe ich die Löhne kontinuierlich erhöht – von mir aus. Gutes Personal ist wertvoll und ich bezahle lieber jemandem etwas mehr, dafür bleibt die Person und ist bereit, vollen Einsatz zu bringen. Wer zu billig einkauft, zahlt meist doppelt.

Zum Schluss noch einmal eine kurze Zusammenfassung der heutigen Episode:

• Die erste Person einzustellen ist ein großer Schritt, der gut überlegt sein will.
• Du solltest nur dann jemanden einstellen, wenn dein Cashflow es zulässt, aber nicht, wenn du kurz vor dem Bankrott stehst.
• Ich empfehle dir, zunächst einen Assistenten einzustellen. Diese kann auch virtuell sein und auf Stundenbasis abgerechnet werden.
• Verwende ein dimensionsbasiertes Persönlichkeitsprofil für die Auswahl deiner Mitarbeitenden.
• Setze die Assistenz dort ein, wo ihre Fähigkeiten und Vorlieben liegen. Wenn du sowohl im Marketing als auch in der Buchhaltung Unterstützung brauchst, kann es sich lohnen, zwei Assistenzen einzustellen.
• Stelle nicht zuerst jemanden für den Verkauf ein. Diesen Bereich solltest du persönlich unter Kontrolle haben.
• Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden gut eingearbeitet werden. Eine gute Prozessdokumentation ist wichtig. Wenn du noch keine hast, erstelle sie jetzt zusammen mit den neuen Mitarbeitenden.
• Beziehe die neuen Mitarbeitenden auch in die Weiterentwicklung des Betriebs ein.
• Bezahle deine Mitarbeitenden gut. Erhöhe die Löhne von dir aus, sobald es der Geschäftsgang erlaubt.

In der nächsten Folge stelle ich dir ein Werkzeug vor, mit dem du Personalprobleme systematisch und schnell lösen kannst. Ich freue mich, wenn du wieder dabei bist.

Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß in deinem Unternehmen. Bis zum nächsten Mal!