🔍🧍In dieser Folge geht es um die Rekrutierung der richtigen Mitarbeitenden. In Folge 4 habe ich das Talent Assessment vorgestellt, mit dem du herausfinden kannst, wer deine besten Mitarbeitenden sind, wer sich weiterentwickeln sollte und wer das Unternehmen besser verlassen sollte. In Folge 17 habe ich dir Werkzeuge an die Hand gegeben, mit denen du Personalprobleme lösen kannst, wenn sie entstehen. Besser als nachträgliche Korrekturen ist es jedoch, von Anfang an nur die besten Mitarbeitenden einzustellen. Damit das gelingt, brauchst du einen strukturierten und systematischen Ansatz. Genau eine solche stelle ich dir in dieser Folge vor.

Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, ist in den letzten Jahren immer schwieriger geworden. Es gibt kaum ein Unternehmen, in dem die Suche nach Talenten nicht zu einer der größten Herausforderungen geworden ist. Denn mit dem Ausscheiden der geburtenstarken Jahrgänge fehlen viele qualifizierte Arbeitskräfte auf dem Markt, und die vorhandenen können sich aussuchen, wo sie arbeiten. Für KMU ist es daher schwierig, im Wettbewerb mit Großunternehmen zu bestehen. Umso wichtiger ist es, sich für die Rekrutierung genügend Zeit zu nehmen und Fehlbesetzungen möglichst zu vermeiden.

Wenn ich mich in meinem Umfeld umhöre, liegt die Erfolgsquote bei der Rekrutierung bei etwa 50%. Wenn man bedenkt, was eine Fehlbesetzung kostet – je nach Quelle zwischen 1 und 10 Jahresgehältern – ist das einfach verheerend und jeder Unternehmer, der das nicht zur Chefsache macht, zahlt einen hohen Preis. Natürlich lassen sich Fehlbesetzungen nie ganz vermeiden. Aber man kann sie minimieren.

Im Wesentlichen lässt sich die Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vier Phasen unterteilen:

1. Stelle definieren
2. Kandidaten finden
3. Vorstellungsgespräche führen
4. Auswahl und Einstellung

Ich führe dich durch diese vier Phasen und erzähle dir, was sich bei mir bewährt hat.

Bevor man mit der Suche beginnt, sollte man sich darüber im Klaren sein, wonach man sucht. Das mag selbstverständlich klingen, ist es aber nicht. Ich empfehle dir, ein klares Anforderungsprofil für den Kandidaten zu erstellen. Am besten gehst du dabei vom Leitbild aus. Wenn du nicht oder nicht mehr weißt, wie man eine solche erstellt, empfehle ich dir, dir Folge 10 dieses Podcasts anzuhören. Wenn du Klarheit über die Position in der Organisation hast, kannst du die Anforderungen an die Stelle formulieren.

Am besten beginnst du mit dem „Warum“ der Kandidatin. Stelle dir folgende Fragen und beantworte sie:

• Was wird derzeit nicht gemacht, muss aber gemacht werden und du erwartest, dass die neue Person es macht?
• Welche Aufgaben werden von anderen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen übernommen, wenn die neue Person eingestellt wird?
• Welche organisatorischen Probleme werden durch die neue Person gelöst?

Notiere dann die fünf Schlüsselrollen der Person. Diese kannst du meist direkt aus dem Verantwortungsdiagramm übernehmen.

Überlege dir dann, was die wichtigsten Vorteile sind, die sich aus der Besetzung dieser neuen Stelle ergeben. Wie wird sich das auf deine Finanzkennzahlen auswirken? Denke daran: Wir stellen nie Leute ein, um höhere Kosten zu haben, sondern um mehr Umsatz und Gewinn zu machen. Eine Einstellung ist immer eine Investition!

Schreibe dann auf, welche konkreten und messbaren Ergebnisse du erwartest, wenn die Stelle gut ausgeführt wird. Was erwartest du, dass die neu eingestellte Person nach 90 Tagen und nach einem Jahr routinemäßig erreicht? Zum Schluss solltest du aufschreiben, was passiert, wenn du die Stelle nicht besetzen kannst.

Vergiss nicht, die kulturelle Passung zu prüfen. Überlege, wie die ideale Kandidatin aus der Sicht der Unternehmenskultur aussieht. Beschreibe, mit wem die Person innerhalb und außerhalb des Unternehmens interagieren wird und wie diese Interaktion ablaufen wird.

Zum Schluss solltest du dein eigenes Unternehmen in ein bis drei Sätzen beschreiben. Warum sollten sich Bewerberinnen und Bewerber gerade auf die Stelle in deinem Unternehmen bewerben? Bereite dich darauf vor, dich und dein Unternehmen bestmöglich zu verkaufen.

Mit dieser Definition hast du in kurzer Zeit Klarheit darüber, wen oder was du überhaupt suchst. Du solltest nun in der Lage sein, die wichtigsten Eckdaten für eine Stellenanzeige aufzuschreiben.

Was die Gehälter betrifft, so findest du heute für fast alle Branchen und Positionen Gehaltsstatistiken, auf die du dich stützen kannst. Für die konkrete Formulierung des Stelleninserats gibt es unzählige Möglichkeiten. Am besten wendest du dich dafür an einen Personaldienstleister. Wenn du keinen guten kennst, kann ich dir gerne jemanden empfehlen.

Mit der fertigen Stellenbeschreibung kannst du nun auf die Suche nach geeigneten Kandidaten gehen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es eine echte Herausforderung sein kann, in der Flut von Stellenbeschreibungen von den richtigen Leuten gesehen zu werden. Einige Unternehmer, die ich kenne, haben sehr gute Erfahrungen mit Facebook-Anzeigen gemacht. Was das Richtige ist, muss man ausprobieren und letztendlich selbst entscheiden. Auch Headhunter und andere Personaldienstleister können eine große Hilfe sein. Es lohnt sich, für gute Dienstleistungen zu bezahlen.

Ein wichtiger Kanal wird jedoch oft sträflich vernachlässigt: das Netzwerk. Ich empfehle dir, wie der Trainer einer Spitzenmannschaft, Talent-Scouting zu betreiben. Wo immer du Leute triffst, erwähne im Gespräch, dass du immer auf der Suche nach guten Leuten bist und frage sie, wer ihrer Meinung nach die Besten sind. Sammle die Namen auf einer Liste und greife darauf zurück, wenn du jemanden suchst. Quellen für mögliche Empfehlungen sind bestehende Mitarbeiter, dein privates Umfeld, aber auch Mitarbeiter von anderen Unternehmen, mit denen du nicht in einer partnerschaftlichen Beziehung stehst. Ich kenne einige Handwerksbetriebe, die auf jeder Baustelle genau beobachten, wer wie arbeitet und so mögliche zukünftige Mitarbeitende identifizieren und bei Bedarf darauf zurückgreifen.

Sobald die ersten Bewerbungen eintreffen, solltest du mit dem Auswahlverfahren beginnen. Zuerst solltest du jede Bewerbung kurz bestätigen und alle Bewerber:innen darüber informieren, dass du ihre Bewerbung bekommen hast und wie lange es dauern wird, bis sie wieder von dir hören. Generell solltest du die Kandidat:innen nie im Unklaren lassen. Es versteht sich auch von selbst, dass du die von dir kommunizierten Termine einhältst oder rechtzeitig einen neuen Termin kommunizierst. Kandidat:innen, welche offensichtlich nicht in Frage kommen, schickst du direkt eine Absage.

Die Auswahl der Kandidat:innen ist mit Abstand der aufwändigste Teil des Prozesses. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen. Ich empfehle dir, dies in vier Schritten zu tun:

1. Das Screening-Interview
2. das Lebenslauf-Interview
3. das Fokus-Interview
4. die Referenzprüfung

Das Screening-Interview dient dazu, in kürzester Zeit die Kandidat:innen auszusortieren, die definitiv nicht in Frage kommen. Das Screening-Interview dauert maximal 30 Minuten und wird telefonisch geführt. Vor dem Gespräch solltest du dir noch einmal das Anforderungsprofil durchlesen und dir über deine Erwartungen im Klaren sein. Dann beginne das Gespräch mit folgenden Worten: „Ich freue mich auf unser gemeinsames Gespräch. Ich möchte es wie folgt gestalten: In den ersten 20 Minuten möchte ich mehr über Sie erfahren. Danach beantworte ich gerne Ihre Fragen, damit wir uns kennen lernen können. Ist das für Sie in Ordnung? Kaum jemand wird dir widersprechen und du kannst dein Programm durchziehen.

Stellen Sie jedem Bewerber die folgenden vier Fragen:

1. Was sind deine Karriereziele? Mit dieser Frage lässt du die Person zuerst zu Wort kommen und erfährst etwas über ihre Ziele und Leidenschaften. Da die Person noch nichts über dich und dein Unternehmen weiß, sind diese Aussagen sehr wertvoll und geben dir einen ersten Eindruck, ob die Person zu dir passen könnte. Im Idealfall stimmen die persönlichen Ziele der Person mit deiner Unternehmensvision überein. Wenn die Person nur Allgemeinplätze wiedergibt oder wie ein Echo deiner Website klingt, solltest du sie aussortieren. Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, was sie erreichen wollen und scheuen sich nicht, darüber zu sprechen.
2. Wo sind sie in ihrem Beruf besonders gut? Diese zweite Frage führt oft zu einem längeren Dialog und nur wenige haben Probleme damit, über ihre Stärken zu sprechen. Führe das Gespräch so, dass du etwa ein Dutzend positive Aspekte über die Person erfährst und frage nach Beispielen, wie sie diese im Arbeitsalltag umsetzen. Vergleiche die Stärken mit deinen Anforderungen. Wenn es große Unterschiede gibt, solltest du die Person aussortieren.
3. Wo sind sie weniger gut oder nicht interessiert? Die dritte Frage beleuchtet die andere Seite der Medaille. Achte darauf, dass die Kandidatinnen und Kandidaten dir ihre Stärken nicht als Schwächen unterjubeln wollen: „Ungeduld“ oder „Ich arbeite zu hart“ sind Klassiker. Wenn du eine solche Antwort bekommst, kannst du ruhig sagen, dass das eher nach einer Stärke klingt und die Person bitten, etwas zu nennen, worin sie wirklich schlecht ist oder was sie nicht interessiert. Wenn du immer noch keine guten „Schwächen“ bekommst, empfehle ich dir folgenden Satz: „Falls Sie im Bewerbungsprozess weiterkommen, werde ich Sie um Referenzen von Vorgesetzten, Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen bitten. Was glauben Sie, werden DIESE mir sagen, worin Sie weniger gut sind oder was Sie weniger interessiert? Spätestens jetzt solltest du eine ehrliche Antwort auf deine Frage bekommen. Am Ende solltest du eine Handvoll Punkte erhalten, in denen die Person ihre Schwächen sieht. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du die Person aussortieren.
4. Wer waren Ihre letzten fünf Vorgesetzten und wie würden sie Ihre Leistung auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, wenn ich mit ihnen sprechen würde? Es ist wichtig, diese Frage so zu stellen, dass die Kandidat:innen keinen Zweifel daran haben, dass du mit ihren früheren Vorgesetzten sprechen wirst. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Kandidat(inn)en sich nicht gerne zu hoch einschätzen. Gleichzeitig werden sie kaum eine Note unter 5 geben. Was du also hören möchtest, sind 7er, 8er und 9er. Alles unter 7 ist eigentlich ziemlich schlecht.

Wenn du während des Vorstellungsgesprächs Aussagen hörst, die ein Show-Killer sind, kannst du die Sache jederzeit beschleunigen und das Gespräch früher beenden. Wenn die Person sehr vielversprechend ist, kannst du auch nach 25 Minuten fragen, ob sie bereit ist, das Gespräch zu verlängern.

Beende das Gespräch, indem du der Person die Möglichkeit gibst, Fragen über dich und dein Unternehmen zu stellen. Da du sie in den ersten 20 Minuten kennengelernt hast, kannst du deine Antworten auf die Person abstimmen und so dein Unternehmen und die Stelle attraktiv präsentieren.

Nimm dir nach dem Vorstellungsgespräch ein paar Minuten Zeit zum Nachdenken: Möchtest du mit der Person in die nächste Runde gehen, ja oder nein?

Das Screening-Interview hilft dir, einen Grossteil der Kandidat:innen auszusortieren, die nicht in Frage kommen. Für eine wirklich gute Erfolgsquote reicht das aber nicht aus. Deshalb kommt jetzt das Lebenslauf-Interview.

Das CV-Interview ist ein sehr zuverlässiges Instrument, um die wirklich guten Kandidat:innen zu identifizieren. Es dauert etwa 90 bis 180 Minuten und wird vor Ort durchgeführt. Im Wesentlichen geht es darum, den Lebenslauf der Person zu besprechen. Du gehst mit der Kandidat:in alle Positionen der letzten 15 Jahre in chronologisch aufsteigender Reihenfolge durch und stellst für jede Position die gleichen Fragen. Auch bei diesem Gespräch solltest du gegen Ende Zeit für Fragen der Kandidatin/des Kandidaten einplanen.

Die folgenden fünf Fragen sollten der Person für JEDE Beschäftigung in den letzten 15 Jahren gestellt werden:

1. Wofür wurden Sie eingestellt? Diese erste Frage zielt darauf ab, herauszufinden, welche Ziele die Person mit der Arbeit verfolgte und welche Fähigkeiten dafür erforderlich waren. Wenn die Person sich nicht erinnern kann, helfen Sie ihr, indem Sie die richtigen Fragen stellen.
2. Auf welche Erfolge sind Sie besonders stolz? Wie im Screening-Interview führt auch diese zweite Frage zu wunderbaren Gesprächen über die Erfolge der Person. Du lernst die Person hinter dem Lebenslauf kennen und erfährst viel darüber, was ihr damals wichtig war. Achte darauf, ob und wie gut die Erfolge mit den Zielen aus der ersten Frage übereinstimmen.
3. Was waren die größten Tiefpunkte in dieser Position? Wie im Screening-Interview solltest du auch hier auf echten Tiefpunkten bestehen und die Frage gegebenenfalls mehrmals umformulieren, bis du echte Tiefpunkte erzählt bekommst.
4. Mit wem haben Sie gearbeitet? Diese Frage baut auf der letzten Frage aus dem Screening-Interview auf und geht in die Tiefe. Frag zuerst nach dem Namen deines damaligen Vorgesetzten. Lass dir den Namen buchstabieren – egal wie „normal“ er ist. Damit signalisierst du schon, dass du mit der Person sprechen wirst und du bekommst in der Regel ehrlichere Antworten. Frag dann, wie es war, für diese Chef:in zu arbeiten. Was wird sie sagen, wenn ich sie nach ihren größten Stärken und Schwächen frage? Wenn die Kandidat:in selbst eine Führungskraft war, solltest du sie auch fragen, wie gut ihr Team war, bevor sie es übernommen hat, welche Veränderungen sie im Team vorgenommen hat und wie gut das Team war, als sie das Unternehmen verlassen hat.
5. Warum haben Sie die Stelle verlassen? Diese letzte Frage zielt darauf ab, herauszufinden, ob die Kandidat:in ihre Stelle selbst gekündigt hat oder ob sie gekündigt wurde.

Du magst denken, dass es übertrieben ist, jede Position der letzten 15 Jahre durchzugehen. Aber es ist wirklich wichtig, so weit zurückzugehen. Für die meisten Menschen ist es einfacher, über Misserfolge in der fernen Vergangenheit zu sprechen als über Misserfolge in der Gegenwart. Mit jeder Position, die man durchspricht, wird es einfacher und man bekommt bessere Antworten auf die weniger weit zurückliegenden Positionen.

Gib auch hier den Kandidat:innen die Möglichkeit, am Schluss des Interviews Fragen zu dir und zum Unternehmen zu stellen und nutze diese, um dich im besten Licht zu präsentieren.

Entscheide auch hier, mit wem du in die nächste Runde gehst.

Mit dem Screening- und dem CV-Interview wirst du sehr wahrscheinlich die ungeeigneten Kandidaten aussortieren und die am besten geeigneten finden. Die beiden folgenden Interviews dienen nun dazu, diese Auswahl zu bestätigen oder gegebenenfalls noch No-Gos zu finden.

Im Fokus-Interview testest du, wie gut die Kandidat:innen die spezifischen Anforderungen aus deinem Profil erfüllen. Gruppiere die Anforderungen in zwei bis drei Bereiche und führe die Interviews mit verschiedenen Personen durch. Jede:r Interviewer:in überprüft einen Bereich von Anforderungen. Das Ganze dauert zwischen 1,5 und 3 Stunden und wird vor Ort durchgeführt.

Zu jedem Kompetenzbereich werden zwei Fragen gestellt:

1. Was sind deine größten Erfolge in diesem Bereich?
2. Was sind eure größten Fehler und Lektionen, die ihr in diesem Bereich gemacht habt?

Auch hier solltest du am Schluss der Interviews den Kandidat:innen die Möglichkeit geben, mehr über dich und das Unternehmen zu erfahren.

Besprecht dann gemeinsam die Ergebnisse und trefft eine Entscheidung.

Der letzte Schritt des Verfahrens ist die Überprüfung der Referenzen. Bitten Sie jeden Bewerber um vier bis sieben Referenzen. Dabei sollte es sich um eine gute Mischung aus Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und bei Führungskräften auch um direkte Untergebene handeln. Akzeptiere nicht nur die Referenzen, die der Kandidat nennt. Auch die Überprüfung der Referenzen sollte auf mehrere Personen verteilt werden.

Achte darauf, dass jeder Referenz die folgenden Fragen gestellt werden:

1. In welchem Zusammenhang haben Sie mit der Person zusammengearbeitet?
2. Was waren die Stärken der Person? Bitte nennen Sie einige Beispiele.
3. Was waren die größten Verbesserungsbereiche der Person zu diesem Zeitpunkt? Bitte nennen Sie einige Beispiele.
4. Wie würden Sie die Gesamtleistung der Person in dieser Position bewerten (1-10)?
5. Die Person erwähnte, dass sie in dieser Position Schwierigkeiten mit ______ hatte (z.B. ihre Bruttomargenziele zu erreichen); erzählen Sie mir mehr darüber.

Kommen dir die Fragen bekannt vor? Ja, es sind genau die gleichen Fragen wie im Lebenslauf-Interview. Die Referenzprüfung dient lediglich dazu, die Aussagen des Bewerbers aus dem Lebenslauf-Interview zu überprüfen. Wenn die Antworten denen der Kandidat:in entsprechen, ist das ein gutes Zeichen. Wenn nicht, solltest du hellhörig werden…

Zugegeben, der Prozess ist mühsam und nimmt viele Ressourcen in Anspruch. Und es gibt dir auch keine 100-prozentige Erfolgsgarantie. Aber es ist der beste Prozess, den ich kenne, und die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung sinkt durch diesen Prozess auf einen extrem niedrigen Wert.

Zum Schluss die Zusammenfassung der heutigen Episode:

• Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden ist in den letzten Jahren extrem schwierig geworden.
• Viele KMU haben eine sehr hohe Fehlerquote bei der Personalrekrutierung. Der Grund dafür ist, dass sie kein System haben und aus dem Bauch heraus rekrutieren und einstellen.
• Ein strukturierter Prozess kann helfen, diese Quote zu erhöhen. Der Prozess sollte folgende Punkte abdecken:
  • Ein klares Anforderungsprofil
  • Systematische Quellen
  • Strukturierte Interviews
  • Eine faktenbasierte Entscheidung
• Mit dem in diesem Podcast vorgestellten Prozess und den Tools kannst auch du deine Rekrutierung auf ein neues Level heben.

Wenn du mehr über die hier vorgestellte Methode erfahren möchtest, empfehle ich dir das Buch „WHO“ von Geoff Smart. Den Link dazu findest du wie immer in den Show Notes.

In der nächsten Folge zeige ich dir, wie du bessere Entscheidungen treffen kannst. Ich freue mich, wenn du wieder dabei bist.

Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß in deinem Business. Bis zum nächsten Mal!